Las Inspecciones de Trabajo ya no funcionan como antes.
En 2025 y 2026 estamos viendo un endurecimiento claro de los requerimientos documentales, inspecciones más técnicas y, en muchos casos, actuaciones iniciadas a partir de denuncias, cruces de datos o formularios automatizados.
Muchas empresas creen que “si no tienen nada irregular” no deben preocuparse. Sin embargo, en la práctica, la mayoría de sanciones no nacen de una infracción grave, sino de no poder acreditar correctamente lo que se hace.
Tener la documentación laboral preparada no es solo una obligación legal, es la principal herramienta de defensa ante una Inspección de Trabajo.
¿Qué dice la normativa y el criterio actual de Inspección?
La Inspección de Trabajo actúa conforme al Estatuto de los Trabajadores, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), Ley General de la Seguridad Social, normativa sobre registro de jornada, prevención y protección de datos, etc.
Pero lo relevante no es solo la ley, sino el criterio práctico que se está aplicando ya que si no está documentado, se presume que no existe.
En 2025–2026 la Inspección exige:
- Documentación inmediata,
- Coherente y
- Ajustada a la realidad del trabajo.
¿A quién afecta especialmente?
Este control reforzado afecta sobre todo a:
- PYMES y microempresas
- Autónomos con trabajadores
- Empresas con contratos temporales
- Negocios con horarios variables
- Empresas que usan autónomos colaboradores
- Centros con cambios recientes (despidos, bajas, inspecciones previas)
Documentación laboral básica que SIEMPRE debe estar disponible
- Contratos de trabajo y anexos
Debe poder aportarse contrato firmado por ambas partes, tipo de contrato correcto, jornada real, categoría profesional coherente con las funciones.
Error habitual: contratos genéricos que no reflejan lo que el trabajador hace realmente.
- Registros de jornada (muy vigilado en 2025–2026)
La Inspección está poniendo el foco en los registros inexistentes, registros “perfectos” (todos fichan igual), registros que no coinciden con nóminas o turnos.
Debe existir: registro diario, con horas reales, conservado durante 4 años, accesible de inmediato.
- Nóminas y justificantes de pago
No basta con la nómina, hay que acreditar el pago real (transferencias), coherencia con jornada y salario, aplicación correcta de pluses y convenios.
Error muy frecuente: nóminas correctas… pero sin justificante bancario.
- Cotización a la Seguridad Social (RNT y RLC)
La Inspección cruza datos automáticamente, por ello debe coincidir lo cotizado, lo pagado y lo trabajado.
Cualquier desfase genera requerimiento.
- Comunicaciones de despido, sanciones o bajas
Especial atención a las cartas de despido mal redactadas, sanciones verbales sin respaldo escrito, acuerdos “de palabra”.
Todo debe estar documentado y fechado.
- Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
Aunque la empresa sea pequeña debe existir evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación y entrega de EPIs si procede.
Error habitual: pensar que “al ser pocos” no aplica.
- Protección de datos y confidencialidad
Cada vez más inspecciones piden cláusulas informativas, acuerdos de confidencialidad, control de acceso a datos laborales.
Especialmente en sectores con datos sensibles.
- Certificados de empresa y comunicaciones al SEPE
Muy vigilado cuando hay despidos, prestaciones, denuncias, etc.
Debe existir coherencia entre la carta de despido, certificado SEPE y vida laboral.
-En la práctica, vemos sanciones por no conservar documentación antigua, registros incompletos, contratos desactualizados, falta de explicación escrita de decisiones empresariales.
La Inspección no investiga solo hechos, investiga cómo se justifican.
Consecuencias prácticas para la empresa
No tener la documentación preparada puede suponer sanciones económicas (leves, graves o muy graves), liquidaciones de cuotas, pérdida de bonificaciones, problemas en despidos o juicios posteriores. Y algo clave, una mala respuesta a la Inspección puede empeorar un problema que era menor.
¿Qué debería revisar una empresa ahora mismo?
Recomendamos revisar de forma preventiva:
-Contratos vs funciones reales
-Jornada registrada vs jornada real
-Nóminas vs pagos bancarios
-Cotización correcta
-Cartas y comunicaciones archivadas
-PRL y protección de datos actualizadas
La mejor defensa no es discutir con la Inspección, sino tener la documentación preparada, ordenada y coherente.
Una empresa que sabe qué tiene y por qué lo tiene, reduce drásticamente el riesgo de sanción, incluso aunque haya aspectos mejorables.
Desde el departamento laboral de ROMEHU trabajamos enfocados en preparar a la empresa antes de que llegue la Inspección, no cuando el problema ya está encima de la mesa.
Pilar Liébana Soto
Abogada Departamento Laboral
