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工人缺席是任何公司日常管理的一部分。 然而，当他们没有正确沟通、随着时间的推移重复或没有得到很好的记录时，他们可能会成为一个主要的劳动力问题。

这不仅仅是知道谁错过了工作。 公司必须能够获得认证：

• 当缺席发生时；
• 它是如何传达的；
• 是否合理；
• 提供了什么文件；
• 公司给出了什么答案？
• 如果有后续的要求或行动。

管理不善的缺勤最终可能会产生内部冲突、数量索赔、工作时间登记问题，甚至提高纪律处分程序。

并非所有缺席都是一样的

这是任何公司都应该清楚的第一点。 不一样：

• 病假；
• 付费许可证；
• 不合理的缺席；
• 缺乏准时性；
• 截止日期后缺席；
• 不可抗力缺席；
• 或受集体协议保护的缺席。

每种情况都需要不同的反应。 最常见的错误是将所有缺席视为相同的缺席。 他们不是。

在采取任何措施之前，公司必须检查发生的事情，审查适用的集体协议并评估是否有充分的理由。

公司应保存哪些文件？

1.工作日日志

工作时间的每日记录是证明每个工人的存在、缺勤、入境时间和出发时间的主要测试之一。

公司必须将这些记录保存四年，并让工人、他们的法定代表人和劳工检查处置。

因此，时间记录不应被视为孤立的义务。 它还用于检测延误、部分缺勤、提前离开或可能的超限工作时间。

2. 缺席沟通

当工人传达他不会去工作时，公司必须保持这种沟通。

它可以通过以下方式完成：

• 电子邮件；
• 内部应用；
• 管理平台；
• 公司形式；
• 启用通道发送的消息；
• 或公司设立的任何其他方式。

建议该公司有一个明确的内部程序，表明应如何沟通缺勤、应向谁以及在何种时间范围内解决问题。

这避免了随后的怀疑并减少了冲突。

3. 工人提供的证明

当缺席需要理由时，公司必须保留必要的文件来证明原因。

例如，这可能发生在有偿许可证、许可证、公共职责、家庭情况或任何其他合法或常规计划的缺勤中。

但是，公司必须明智地采取行动。

不是所有的事情都可以问。 不是所有的东西都可以保留。 并非所有个人信息都是为缺席辩护的必要条件。

4. 许可证申请和授权

还必须保留申请许可证、许可证或预授权的缺勤申请。

文档应允许您检查：

• 工人要求的；
• 你是在什么日期请求的？
• 他声称的理由是什么；
• 你提供了什么文件？
• 公司的反应是什么？
• 如果许可证被授予、拒绝或修改。

这种可追溯性在轮班、最少服务、关注公众或缺勤直接影响工作组织的部门的公司中尤为重要。

5. 理由要求

如果工人不去上班，没有沟通或证明缺席，公司不应该着急。

建议您记录一份正式要求，要求您在适当的情况下解释缺席和贡献的原因，并在适当的情况下提供相应的支持文件。

当重复缺勤或公司计划采取纪律措施时，这一步骤尤其重要。

在没有事先记录的情况下进行制裁会大大削弱业务地位。

6. 纪律文件

当无故缺勤可能构成工作失败时，公司必须正确记录所执行的所有行动。

例如：

• 缺勤记录；
• 以前的通讯；
• 发送的要求；
• 工人的回应或缺乏回应；
• 相似的背景；
• 以前的制裁，如果有的话；
• 在适当的情况下，以及制裁或解雇信。

工人的法规认为是纪律解雇的原因，因为重复和不合理的缺勤或工作准时。

但这并不意味着任何缺席都允许自动解雇。

每个案例都必须进行分析，审查集体协议并评估行为的严重性、重申和有罪。

医疗数据的特殊护理

记录缺勤并不意味着公司可以要求任何信息。

健康数据具有特别加强的保护。

因此，一般来说，公司不得要求诊断、详细的医疗报告或管理缺勤或相应劳动法的临床信息。

公司可能需要知道存在证明缺席的情况，但不一定知道这种情况的医疗细节。

这一点对于避免数据保护风险尤为重要。

病假怎么办？

自2023年4月起，工人不再需要向公司交付医疗部分的医疗部分的解雇、确认或出院的纸质副本。

必要的信息通过相应的系统以电子方式传达。

这迫使公司正确区分：

• 临时残疾的行政管理；
• 组织对缺席的控制；
• 以及公司不需要知道的医疗数据的治疗。

病假的管理不应与无故缺席相同。

公司应避免的常见错误

在实践中，这些是一些最常见的错误：

• 没有内部程序报告缺勤；
• 接受任何不受控制的频道上的通信；
• 在适当的时候不需要理由；
• 不要保留证据；
• 请求多于必要的医疗数据；
• 不审查集体协议；
• 未事先记录的制裁；
• 不与工作时间协调缺勤；
• 在类似的情况下采取不同的行动；
• o 让在没有业务响应的情况下通过反复缺席。

缺乏内部标准会产生不安全感、冲突和失去商业权威。

你的公司应该检查什么？

每家公司都应该检查它是否正确定义：

• 如何沟通缺勤；
• 他们应该与谁沟通；
• 工人必须证明什么术语；
• 可以要求什么文件；
• 证明文件的提交方式；
• 谁验证权限；
• 在无故缺席的情况下如何采取行动；
• 集体协议说什么；
• 以及这一切如何与当天的日志相协调。

没有必要等待冲突来订购此事。

事实上，推荐的事情正好相反：在问题出现之前定义程序。

总结

缺席似乎是较低的发病率。

但沟通不畅、合理或记录不佳的缺席可能会成为更大的劳动力问题。

公司必须以平衡的方式行事：

• 不侵犯工人的权利；
• 无需请求不必要的信息；
• 但保留基本文件以证明他们的行动。

关键是不要快速制裁。

关键是正确管理每一次缺席，记录必要的内容，并在适当的时候采取法律确定的行动。

贵公司是否有明确的管理缺勤程序？

在Romehu Consultores的劳工部，我们帮助公司和自由职业者审查其内部程序，管理缺勤，准备要求，正确应用集体协议并防止冲突成为问题。

如果您的公司没有明确的协议来沟通、证明和记录缺勤，那么现在是审查它的时候了。