Reclamar facturas impagadas es de los problemas que continúa dándose a día de hoy en muchas empresas. El impago por parte de los clientes, de las facturas referentes a trabajos o servicios realizados, es más común de lo que a muchos nos gustaría admitir.
Es por ello que dado que la situación a veces se nos escapa de las manos y la llamada telefónica o el email de cortesía, reclamando el cobro de la factura en cuestión, no es suficiente, el post de hoy detalla cuáles son los pasos a seguir para reclamar el pago de tus facturas de la manera más exitosa posible.
1º Paso reclamación facturas impagadas: El aviso
Reclamar facturas impagadas en primera instancia, puede ser mediante una llamada o bien mediante un email. En nuestra opinión siempre es aconsejable dejar todo por escrito además de que a la hora de enfrentar la conversación o la petición siempre la tendremos más clara, no obstante es a gusto del emisor. Eso sí, antes de llamar o redactar el email hay que tener claro la información que tenemos que transmitir. Hay que saber cual es la cantidad impagada, número de factura, concepto, fecha, condiciones de pago, etc…
Igualmente debemos poner especial interés en el lenguaje que utilicemos. Este aviso o “llamada de atención” es muy importante que sea con “buenas intenciones”. Es fundamental que tratemos el tema con amabilidad, sin brusquedad y dejando constancia que confiamos en la buena fe de nuestro cliente, dado que consideramos que dicha situación se trata de “un error o un olvido” y por eso escribimos o llamamos al deudor.
Con este recordatorio nos podemos encontrar 3 situaciones:
- El deudor se disculpa y procederá al pago inmediatamente
- El deudor nos propone regularizar su situación en pequeños plazos.
- No hay respuesta por su parte o se niega a pagar.
Si estas ante la tercera situación tenemos que pasar al siguiente paso.
2º Paso reclamación facturas impagadas: Carta certificada o burofax
Pasar al segundo paso significa pasar a una reclamación formal de la deuda, mediante una carta certificada o burofax. Al dejar constancia del envío y de la recepción de la carta o burofax queda patente que el deudor conoce la deuda y que está incumpliendo su pago fehacientemente.
Al escribir esta carta reclamando el cobro de las facturas impagadas recuerda que el tono que se usa en este tipo de reclamaciones suele ser mucho más adusto, dado que debemos «meter algo de miedo» al deudor. Igualmente, es fundamental no olvidar señalar la cantidad que se debe así como el plazo que le otorgamos al deudor para hacer frente al pago antes de que acudamos a la justicia.
3º paso reclamación facturas impagadas : Procedimiento monitorio
Lamentablemente si has llegado hasta el paso 3 quiere decir que no has tenido éxito en tu reclamación mediante vías amistosas. Por ello como último paso para reclamar facturas impagadas, tendrás que recurrir a la justicia. El procedimiento a seguir se conoce como procedimiento monitorio, regulado por el artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC).
En este tipo de procedimientos no se requiere obligatoriamente ni abogado ni procurador, aunque sí que es lo más recomendable debido a que se trata de un procedimiento judicial y en este tipo de escenarios es mejor contar con alguien experto que controle y nos guíe en el proceso. No obstante, si tu quieres presentar una petición de juicio monitorio sin necesidad de abogado ni procurador, puedes utilizar el modelo normalizado de demanda de juicio monitorio que ha publicado en 2016 el Consejo General del Poder Judicial. PINCHA AQUÍ para verlo o descargarlo.
Para iniciar un procedimiento monitorio se han de cumplir una serie de requisitos.
- La deuda deberá ser económica y de una cuantía concreta.
- La deuda ha de estar vencida. No cabe por tanto mediante un juicio monitorio reclamar deudas de futuro, que no han vencido todavía.
- La deuda debe ir acompañada de documentos probatorios (factura, albaranes, burofax, contratos, etc.) que demuestren su existencia.
Te contamos brevemente las fases del proceso monitorio
1ª.- PETICIÓN. El juicio monitorio comenzará con una petición que hace el acreedor de la deuda en la que se expresarán:
- La identidad del deudor.
- El domicilio o domicilios del acreedor y del deudor o el lugar en que residieran o pudieran ser hallados.
- El origen y cuantía de la deuda
- Deberá acompañarse el documento o documentos a que acrediten la deuda
2ª.- REQUERIMIENTO DE PAGO. Una vez admitida por el Juzgado la petición del monitorio, el Secretario Judicial requerirá al deudor para que pague la deuda en el plazo de veinte dias hábiles. En este momento pueden ocurrir varias cosas:
- Que pague el deudor cuando lo requiere el Juzgado; una vez se acredite el abono de la deuda, se archivará el procedimiento.
- El deudor puede oponerse a pagar total o parcialmente la deuda. En dicho caso, el proceso dejaría de ser monitorio y pasaría a ser oral u ordinario, dependiendo de si la cuantía reclamada es menor o mayor de 6.000 euros.
- Que eldeudor no pague en el plazo de veinte días ni se persone en el Juzgado dentro de ese plazo para manifestar los motivos por los que no debe la cantidad reclamada, obtendrá un decreto dando por terminado el proceso monitorio. En cualquiera de los casos se enunciaría terminado el proceso y el acreedor podría iniciar la ejecución de esa cantidad mediante el embargo de bienes, nóminas, vehículos, cuentas corrientes, etc.
- Si el deudor no se encuentra en el domicilio que se ha hecho constar en la demanda, la parte actora (acreedor) puede pedir al Juzgado que averigüe su domicilio. Si se encuentra después de averiguado que el mismo reside en el término judicial, se le requerirá en éste. Si figura en otro partido judicial o no se le encuentra después de las gestiones el juicio monitorio se archivará.
Como podemos ver este último paso es un proceso lento y que lleva consigo ciertos gastos, por lo que debe utilizarse solo cuando los otros medios se hayan agotado y no hayan resultado exitosos.
NOTA: Antes de recurrir a los juzgados, muchas empresas optan por contratar un servicio de cobro a morosos; “El cobrador del frac”. No obstante en Romehu Consultores no abogamos por esta táctica.
