La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico. La semana pasada hablábamos de los beneficios de la factura electrónica pero no explicábamos cómo firmar este documento para que no pierda su estado de legalidad. Hoy explicamos todas las funciones y aplicaciones de la firma electrónica y el cómo conseguirla.
Las funciones básicas de la firma electrónica son:
- Identificar al firmante de manera inequívoca
- Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación
- Asegurar la integridad del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento
Pero además la aplicación de la firma electrónica para el empresario ofrece muchas ventajas administrativas orientadas a realizar operaciones por Internet que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas. Algunos ejemplos de operaciones que se pueden realizar actualmente haciendo uso de la firma digital y agilizar el proceso son:
- Realización de la Declaración de la Renta a través de Internet.
- Solicitudes en los registros electrónicos administrativos
- Petición de la vida laboral.
- Recepción de notificaciones electrónicas.
- Firma de correos electrónicos.
- Firma de facturas electrónicas.
En conclusión, la firma electrónica es clave para poder ejercer nuestra actividad de forma online con la misma garantía de seguridad, autentificación y confidencialidad como lo hacemos de forma física.
La base legal de la Firma electrónica está recogida en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica. La sección también indica bajo qué circunstancias la ley equipara la firma electrónica a la firma manuscrita.
¿Cuál es el proceso básico que se sigue para la firma electrónica?
- El usuario dispone de un documento electrónico (una hoja de cálculo, un pdf, una imagen, incluso un formulario en una página web) y de un certificado que le pertenece y le identifica.
- La aplicación o dispositivo digital utilizados para la firma realiza un resumen del documento. El resumen de un documento de gran tamaño puede llegar a ser tan solo de unas líneas. Este resumen es único y cualquier modificación del documento implica también una modificación del resumen.
- La aplicación utiliza la clave contenida en el certificado para codificar el resumen.
- La aplicación crea otro documento electrónico que contiene ese resumen codificado. Este nuevo documento es la firma electrónica.
- El resultado de todo este proceso es un documento electrónico obtenido a partir del documento original y de las claves del firmante. La firma electrónica, por tanto, es el mismo documento electrónico resultante.
ATENCIÓN: La firma electrónica es el archivo o documento electrónico resultante. Este es el documento válido a efectos legales y el que debes conservar. Cualquier impresión o representación gráfica que se haga de él solo es válido en los términos que determine el destinatario de la firma. En general, en este caso, la firma impresa debará contener un CSV o Código Seguro de Verificación que permite contrastar la copia impresa con la original electrónica.
¿Qué tengo que hacer para firmar documentos con la firma electrónica?
Siguiendo las recomendaciones publicadas en Portal de la Administración Electrónica:
- Disponer de un Certificado Electrónico:
- DNI-Electronico
- Certificado digital expedido por autoridades certificadoras. Si no dispones de uno os dejamos un videotutorial que es sirvira de mucha ayuda: https://www.youtube.com/watch?v=p19J0TOpIks
- Firmar por medio de un medio electrónico. Puesto que estamos hablando de firma electrónica, la firma debe realizarse obligatoriamente por medios electrónicos y la podrás realizar de dos formas:
- Descargando una aplicación en el ordenador: en este caso se usa la aplicación que se ha instalado en tu ordenador y no es necesario estar conectado a internet. Como ejemplos de aplicaciones tenemos el Cliente @Firma del Ministerio de Política Territorial o ecoFirma del Ministerio de Industria. Accede a más información.
- Firmar directamente en internet: esta opción se usa sobre todo para firmar formularios o solicitudes, por ejemplo, en la relación con la Administración Pública. Pero también se pueden firmar los documentos personales o propios en Internet utilizando el servicio ofrecido porVALIDe. Conviene saber que existen diferentes formatos de firma electrónica.
En ambos casos necesitas disponer de un certificado electrónico. En la sección Navegadores y Ordenador del portal de la administración electrónica podrás encontrar indicaciones sobre cómo instalar tu certificado.
¿Cómo puedo verificar un documento firmado?
Podemos comprobar la validez de la firma de un documento, ver quién es el firmante y el documento firmado en VALIDe.
Si recibimos un documento firmado nos interesa validar la firma, es decir, comprobar que los datos firmados se corresponden con los originales, que el certificado con el que se ha firmado es válido y que la estructura del fichero es correcta.
