Planificar tus tareas diarias es un trabajo fundamental para alcanzar objetivos y que tu trabajo sea efectivo. Puede que aunque planifiques tu agenda con determinadas tareas esta no se haya completada al final del día porque hayan aparecido imprevistos, pero eso da igual, nunca dejes de organizar tu día porque creas que debes continuar las tareas pendientes del día anterior. La organización debe ser diaria para visualizar la totalidad de las mismas y tener una idea clara de cómo enfrentar el día.
Las tareas se acumulan a medida que avanza el día, se acaban unas pero aparecen otras y es por ello que la organización de las mismas es básica para no agobiarte y no perder el tiempo desordenadamente saltando de una a otra tarea.
La clave está en cómo planificar tus tareas. En este sentido hay tres tipos de empresarios :
- Los empresarios que prefieren planificarse las tareas del día 10 o 15 min antes de empezar el día de trabajo.
- Los empresarios que prefieren acabar el día planificando el día siguiente
- Los empresarios que prefieren directamente no organizar e ir salvando asuntos a medida que surgen.
Desde Romehu Consultores no podemos decirte cuál es el mejor método para ti porque cada empresario debe valorar cómo planificar sus tareas en relación con su ritmo de trabajo, pero nuestro consejo es que para que tu trabajo sea efectivo, estés dentro del primer o segundo grupo. Nunca dejes de planificar tus tareas diarias. Recuerda que organizar el trabajo y planificar tus tareas diarias te ayudaran a aumentar la productividad de tu jornada laboral y la efectividad de la resolución de las tareas a realizar. No se trata solo de planificar, sino de cuándo planificar las tareas diarias. De modo que prueba un método y comprueba si funciona en ti, sino funciona cámbialo al siguiente.
Ventajas de planificar tus tareas diariamente
- Total tranquilidad: no hay nada como irte a casa o empezar el día sabiendo cómo tienes organizado el día de trabajo.
- Claridad en tus objetivos diarios o a corto medio plazo. Tu planificación te dará claridad en tus objetivos y estos te harán alcanzar un trabajo eficiente.
- Perspectiva y control del tiempo. Es vital conocer el tiempo que dispones para liquidar tareas. Si debes asistir a una reunión o a un evento no puedes planificar muchas tareas por lo que debes amoldar tu agenda y prever posibles imprevistos.
- Reduces interrupciones y persiste la agilidad. Mezclar o intercalar tareas que nada tienen que ver una con la otra implica menor eficacia mental, que se ve obligada a saltar de una cosa a otra perdiendo concentración y soltura. Al final rompes tu ritmo de trabajo y eso va en detrimento de tu productividad.
- Anticipación. Ser organizado y redactar una planificación de tareas diarias, como dijimos hará que tengas una visualización de la totalidad del día y consigas anticiparte a situaciones, necesidades de tus proyectos o tareas.
Planificar tus tareas diarias en base a 5 variables
En Romehu Consultores queremos aconsejarte que sea cual sea el método que elijas, planifiques tus tareas en base a:
- El tiempo del que dispones y del que no dispones. Debes prever posibles imprevisto o debes tener en cuenta reuniones, eventos, posibles visitas de clientes. No es lo mismo organizar tu agenda con 3 horas de despacho que con 8 horas.
- Fechas de entrega. Es fundamental priorizar los expedientes, trabajos o salida de nuevo productos con fecha próxima.
- Proyectos activos. Si tienes proyectos activos que deben ir tomando forma para lanzarlos poco a poco, debes avanzar diariamente en ellos para que no caigan en el olvido por lo que deberías planificar pequeñas tareas diarias que te faciliten su evolución. Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de trabajo y plazos coherentes para cada etapa del recorrido.
- Implicación de la tarea. No en todas las tareas necesitas tener la misma concentración por lo que valora tu momento más activo del día para hacer aquellas tareas que necesitan más concentración y energía por tu parte y deja para el final las tareas más mecánicas. Tu mejor momento del día debe estar asociado a la tarea más importante o que más implicación requiera por tu parte. Si no podríamos estar perdiendo el tiempo.
- Concentrar las tareas relacionadas o similares en el mismo espacio de tiempo. Tareas creativas, tareas administrativas, tareas de análisis, tareas de facturación o contables, tareas de documentación o investigación, tareas de atención al cliente… Muchas de tus tareas diarias serán similares y lo coherente sería hacerlas en bloques de tiempo, para que la ejecución de las mismas y la planificación de la agenda sea lo más eficaz posible.
