Una inspección de Hacienda puede suponer un gran desafío para cualquier empresa, incluso cuando todo se hace correctamente. La clave no está solo en reaccionar cuando llega el requerimiento, sino en prepararse con antelación para minimizar riesgos y demostrar transparencia ante la Agencia Tributaria.
En este artículo explicamos qué señales suelen activar las alertas de Hacienda, qué documentación debes tener siempre en orden y cómo una auditoría fiscal preventiva puede ser la mejor herramienta para proteger tu negocio.
Señales que disparan alertas de Hacienda
La Agencia Tributaria cuenta con sistemas informáticos avanzados de control y análisis de datos para detectar irregularidades. Aunque la inspección puede ser aleatoria, existen ciertas situaciones que elevan el riesgo de recibir un requerimiento:
- Diferencias entre declaraciones: incongruencias entre IVA, IRPF o Impuesto sobre Sociedades.
- Excesivas devoluciones de IVA: solicitar devoluciones elevadas o recurrentes genera revisiones automáticas.
- Margen de beneficio anormalmente bajo: declarar beneficios mínimos de forma continuada puede levantar sospechas.
- Pagos en efectivo elevados: especialmente en sectores sujetos a mayor control fiscal.
- Retrasos o incumplimientos en las declaraciones: presentar fuera de plazo o con errores frecuentes.
- Relaciones con países considerados de riesgo: operaciones con paraísos fiscales o jurisdicciones no cooperativas.
Conocer estos indicadores permite actuar de forma preventiva y corregir errores antes de recibir una inspección o requerimiento oficial.
Documentación imprescindible ante una inspección de Hacienda
Cuando Hacienda notifica una inspección, lo primero que solicita es la documentación contable y fiscal. Tenerla preparada es esencial para evitar sanciones o ajustes tributarios que afecten a la empresa.
Documentación básica que debes conservar y mantener actualizada:
- Libros contables y registros oficiales: obligatorios para sociedades y recomendables para autónomos.
- Facturas emitidas y recibidas: tanto en formato digital como físico, con su debido soporte.
- Declaraciones tributarias: modelos trimestrales y anuales de IVA, IRPF e Impuesto sobre Sociedades.
- Extractos bancarios y conciliaciones: movimientos financieros que respalden la contabilidad.
- Contratos laborales y mercantiles: necesarios para justificar gastos de personal o relaciones con terceros.
- Inventarios y amortizaciones: en el caso de bienes de inversión o existencias.
📌 Importante: La ley obliga a conservar esta documentación durante al menos 4 años a nivel tributario y 6 años a nivel mercantil, pudiendo ampliarse hasta 10 años para comprobar créditos fiscales y hechos con efectos en ejercicios no prescritos.
Durante este periodo, Hacienda puede ejercer su derecho de comprobación.
Auditoría preventiva: la mejor defensa ante Hacienda
La mejor forma de afrontar una inspección de Hacienda es no esperar a que llegue. Una auditoría fiscal preventivapermite:
- Revisar la contabilidad y declaraciones antes de que lo haga Hacienda.
- Detectar incoherencias o errores que podrían derivar en sanciones fiscales.
- Asegurar que todos los gastos y deducciones aplicadas están correctamente documentadas.
- Preparar un archivo organizado que agilice cualquier requerimiento.
Con este enfoque, cuando llega una notificación de la Agencia Tributaria, la empresa puede responder con seguridad y demostrar cumplimiento desde el primer momento.
Derechos clave del contribuyente (y acceso al domicilio)
Revisa las notificaciones electrónicas en DEHú: empresas y muchos profesionales reciben comunicaciones por esta vía. No abrir un aviso no paraliza los plazos, por lo que se recomienda consultar el buzón con frecuencia.
En inspecciones in situ, la entrada en un domicilio constitucionalmente protegido requiere consentimiento o autorización judicial motivada, vinculada a un procedimiento inspector ya notificado (art. 113 LGT y doctrina del Tribunal Supremo).
Sanciones y regularizaciones: cómo minimizar el coste
- Si detectas un error antes del requerimiento, la presentación extemporánea tiene recargos del 1% + 1% por mes, y 15% pasados 12 meses (desde 11/07/2021), sin sanción, y con posible reducción del 25% del recargo (art. 27 LGT).
- En algunos supuestos, si regularizas voluntariamente hechos idénticos a los ya regularizados por la Administración en otro periodo, no procede recargo (según las condiciones del art. 27.2 LGT).
Estas medidas permiten reducir el impacto económico y demostrar buena fe ante Hacienda.
Conclusión
Una inspección de Hacienda no tiene por qué convertirse en un problema si tu negocio está preparado. La prevención y la organización son claves para evitar sanciones y mantener la tranquilidad fiscal.
En Romehu Consultores y Asociados, S.L. realizamos auditorías fiscales preventivas y gestionamos inspecciones de principio a fin: plan de evidencias, estrategia y elaboración de alegaciones.
📅 Agenda una revisión fiscal preventiva y llega preparado ante cualquier inspección de Hacienda.
Por: Pablo Muñoz – Asesor Fiscal
