Contratar a un trabajador implica realizar una serie de trámites antes de que comience a prestar servicios. Uno de los más importantes es comunicar correctamente su alta en la Seguridad Social.
Pero ¿qué documentación necesita la empresa? ¿Qué datos debe facilitar el trabajador? ¿Y cuándo debe tramitarse el alta?
A continuación, repasamos los principales aspectos que debe tener en cuenta una empresa que vaya a incorporar trabajadores en España.
¿Qué necesita una empresa para dar de alta a un trabajador?
Antes de tramitar una contratación, la empresa debe disponer de la información necesaria para identificar correctamente tanto al trabajador como las condiciones en las que comenzará a prestar servicios.
Entre los datos y documentos que habitualmente será necesario recopilar se encuentran:
- DNI, NIE o documento identificativo del trabajador.
- Número de la Seguridad Social.
- Datos personales y domicilio.
- Fecha prevista de inicio de la relación laboral.
- Puesto u ocupación que va a desempeñar.
- Jornada y horario de trabajo.
- Tipo de contrato.
- Grupo profesional y, cuando corresponda, grupo de cotización.
- Convenio colectivo aplicable.
- Retribución acordada.
- Datos necesarios para gestionar la nómina y las obligaciones laborales y fiscales correspondientes.
Dependiendo de las circunstancias del trabajador y del contrato, puede ser necesario solicitar documentación adicional.
¿Qué ocurre si el trabajador no tiene número de la Seguridad Social?
Cuando una persona va a trabajar y todavía no dispone de número de la Seguridad Social, será necesario solicitarlo antes de tramitar correctamente su alta.
Por ello, es recomendable comprobar este dato con suficiente antelación, especialmente cuando se trata de la primera incorporación del trabajador al mercado laboral español.
La empresa también debe estar preparada para contratar
No toda la documentación depende del trabajador.
Para poder incorporar empleados, el empresario debe encontrarse correctamente inscrito ante la Tesorería General de la Seguridad Social y disponer del correspondiente Código de Cuenta de Cotización (CCC).
Este código permite identificar a la empresa a efectos de sus obligaciones con la Seguridad Social.
Además, dependiendo de la organización de la empresa, sus centros de trabajo, actividad o determinadas particularidades de cotización, pueden existir códigos adicionales.
¿Cuándo hay que dar de alta al trabajador?
Este es uno de los puntos más importantes.
El alta debe tramitarse antes de que el trabajador comience a prestar servicios.
Por tanto, no debe esperarse al primer día de trabajo ni realizar el alta posteriormente como una mera regularización administrativa.
Las altas pueden comunicarse anticipadamente dentro de los plazos permitidos por la normativa de Seguridad Social.
¿Qué información se comunica en el alta?
Al tramitar el alta se comunican a la Tesorería General de la Seguridad Social distintos datos relativos tanto a la empresa como al trabajador.
Entre ellos pueden encontrarse:
- Identificación de la empresa.
- Código de Cuenta de Cotización.
- Identificación del trabajador.
- Número de la Seguridad Social.
- Fecha de inicio de la actividad.
- Grupo de cotización.
- Ocupación o actividad desempeñada.
- Condiciones o particularidades de cotización que correspondan.
Es importante que estos datos coincidan con las condiciones reales de la relación laboral.
El alta en Seguridad Social no es el único trámite
Dar de alta al trabajador es fundamental, pero la contratación implica otras obligaciones laborales.
La empresa también debe revisar, entre otras cuestiones:
- La modalidad contractual adecuada.
- El convenio colectivo aplicable.
- La categoría o grupo profesional.
- La jornada y horario.
- El salario correspondiente.
- El registro de jornada cuando resulte obligatorio.
- Las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.
- La información y documentación que debe entregarse al trabajador.
- Las comunicaciones laborales que correspondan.
Por este motivo, una contratación no debería gestionarse únicamente como un trámite de alta en Seguridad Social.
¿Qué ocurre si el trabajador es extranjero?
En estos casos es especialmente importante comprobar previamente si la persona dispone de la documentación necesaria para trabajar legalmente en España.
La situación dependerá de factores como su nacionalidad y su situación administrativa.
Antes de formalizar la contratación conviene verificar la documentación correspondiente y, cuando sea necesario, la autorización que habilite para trabajar.
Errores que debería evitar una empresa al contratar
Algunos errores pueden generar problemas administrativos, laborales o de cotización.
Entre los más habituales se encuentran:
- Permitir que el trabajador empiece antes de tramitar el alta.
- Comunicar incorrectamente la fecha de inicio.
- Utilizar datos de cotización que no correspondan con el puesto real.
- Aplicar incorrectamente el convenio colectivo.
- No documentar adecuadamente las condiciones laborales.
- No comprobar previamente la situación del trabajador extranjero.
- Considerar que tramitar el alta en Seguridad Social completa por sí solo todo el proceso de contratación.
Checklist antes de incorporar a un trabajador
Antes del primer día de trabajo, la empresa debería comprobar al menos:
✓ Identidad y documentación del trabajador.
✓ Número de la Seguridad Social.
✓ Derecho a trabajar en España, cuando corresponda.
✓ Modalidad contractual.
✓ Convenio colectivo aplicable.
✓ Puesto y grupo profesional.
✓ Jornada y horario.
✓ Retribución.
✓ Alta previa en Seguridad Social.
✓ Prevención de riesgos laborales y demás obligaciones vinculadas a la incorporación.
¿Vas a contratar trabajadores?
Una incorporación correctamente gestionada comienza antes del primer día de trabajo.
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Si vas a incorporar personal o tienes dudas sobre cómo realizar correctamente una contratación, nuestro equipo puede ayudarte a revisar y gestionar el proceso.
