Muchas empresas o empresarios se preguntan acerca de la obligación de este hecho. ¿Por qué depositar las cuentas anuales? Es un coste que muchos preferirían no tener que desembolsar. Y los entendemos, pero desde Romehu Consultores, recordamos que depositar las cuentas anuales no es un capricho del asesor fiscal que nos lleva los trámites fiscales.
Depositar las cuentas anuales es una obligación del empresario y además sancionable en caso de incumplimiento.
«Depositar las cuentas anuales es una obligación y sancionable en caso de incumplimiento»
¿Quién debe presentar las cuentas anuales?
Deben depositar las cuentas anuales:
- Sociedades Anónimas
- Sociedades de Responsabilidad Limitada
- Sociedades comanditarias por acciones o de garantía recíproca.
- Personas con fondos de pensiones
- Aquellos empresarios que se encuentren obligados legalmente.
Dicha presentación debe ir acompañada de los siguientes documentos:
- Certificación de la aprobación de Cuentas que deberá ir firmada por:
- El administrador único,
- Cualquiera de los administradores; si éstos son solidarios o en el caso de administradores mancomunados por los dos si son Sociedades Anónimas.
- Por aquellos a los que los Estatutos Sociales atribuyan la representación
- O por el secretario o vicepresidente con el visto bueno del presidente si es un Consejo de Administración.
- Memoria
- Balance
- Cuentas de Pérdidas y Ganancias
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Informe Medioambiental
- Informe de Acciones/Participaciones Propias
- Hoja de datos generales de identificación
- Instancia de Presentación
Y si tienen que presentar Informe de Auditoría deberá presentar también:
- Informe de Auditoría
- Informe de Gestión
- Estado de Flujos de Efectivo
¿Cuál es la sanción a la que me expongo si no deposito las cuentas anuales?
A este respecto dice así el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital:
- “1. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
- La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.
- En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
- Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.”.
NOTA: El apartado 5 del artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, en el que se establece que no procederá el cierre del Registro cuando las cuentas no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, siempre que “se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas o copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales”. Cada seis meses, la sociedad deberá reiterar la subsistencia de la falta de aprobación mediante certificaciones y/o actas que se inscribirán y publicarán en el BORME.
En esta misma línea, debemos hacer referencia también a la sentencia de la Audiencia Nacional (Sala de lo Contencioso) de fecha 9 de junio de 2006 que vincula la imposibilidad de depositar cuentas anuales con la presentación del mencionado certificado. En este sentido, la sentencia señala que “la obligación de depositar las cuentas supone que cuando tal aprobación no se ha producido es necesario la acreditación de tal falta de aprobación así como su causa”, es decir,“que el depósito de las cuentas engloba no solo el depósito de las aprobadas, sino también la comunicación al registro en aquellos casos que no se hubiesen aprobado comunicando la razón, y que tal obligación, de depósito o comunicación de la falta de la aprobación es una sola obligación”.
Desde Romehu Consultores hemos tenido conocimiento de la apertura por parte del ICAC, (Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas) de expedientes sancionadores a algunas sociedades que no han cumplido con la obligación de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Por lo que no olvidéis cumplir con la obligación de depositar las cuentas anuales si estáis obligados a ello. Y no olvidéis llevar una contabilidad ordenada junto con conciliación bancaria actualizada. Fundamental para poder realizar las cuentas anuales de tu empresa.
