Los beneficios de la factura electrónica son desconocidos para muchos empresarios que opinan que tan solo es un requisito a cumplir si eres proveedor de la Administración Pública. Pero no. Son muchas las ventajas que puede aportar a tu empresa si empiezas a regular tus relaciones mercantiles con la factura electrónica.
Es conocido que a partir del 15 de enero del pasado año, las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas debían ser obligatoriamente electrónicas, debido a la importancia de evitar la demora de los cobros respecto a las facturas emitidas a sus clientes. La factura electrónica se regula en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Todo proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas debían cumplir esta obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas. El resto de empresarios o proveedores no tenían por qué realizar de manera obligatoria este proceso con sus clientes.
Desde Romehu Consultores informábamos entonces a nuestros clientes que nuestro despacho disponía y dispone, del programa informático adecuado con el que poder cumplir los requisitos legales para la gestión y envío de las facturas a Administraciones Publicas.
Pero hoy queremos hablar de las ventajas que conlleva la factura electrónica sobre la factura tradicional y que muchos empresarios desconocen. Simplemente no utilizan la factura electrónica porque no es obligatoria y consideran más interesante continuar con el proceso de gestión de facturas como hasta ahora.
Romehu Consultores quiere detallarte algunas de las ventajas que benefician a las empresas de manera notable no solo en cuanto a lo que se refiere a costes sino también a nivel organizativo.
Ventajas a nivel costes
- Evitamos el coste de impresión, el coste de papel y el coste del envío postal de la factura al destinatario. Mientras que el uso del papel puede suponer para la empresa un coste estimado de 3 euros por factura enviada, si pasamos nuestra facturación a factura electrónica, el coste total se reduce a importe total de 0,12 euros. El ahorro podría ser de 2,88 euros aproximado. Si multiplicamos este coste por el total de facturas emitidas mensualmente, podemos calcular el ahorro con mayor exactitud para la empresa en cuestión. No obstante de ante mano el ahorro es bastante sustancial
Ventajas a nivel organizativo
- Optimización en las gestiones de la empresa. Al reducir o eliminar ciertas tareas en los procesos de gestión (la impresión, ensobrado y envío de la factura), se consigue mayor eficiencia en el funcionamiento de la empresa y en el trabajo de los trabajadores.
- Ahorro de espacio.
- Inmediatez y disminución de errores. Este formato electrónico hace que los datos se integren en el sistema de facturación de una forma sencilla que no requiere la introducción de datos de forma manual lo que evita un menor número de errores provocados por el “factor humano” y que el proceso sea mejor y más rápido.
- Mayor seguridad.
- Es más complicado que se pierda en el envío
- Es más complicado que pueda ser modificada. Mientras que el formato en papel puede ser copiada, scaneada o incluso falsificada, la factura electrónica es cifrada con contraseña para que el formato no pude ser modificado. El formato más empleado suele ser el PDF, que tan solo permite leer el documento sin que pueda modificarse el texto original evitando así posibles alteraciones de su contenido por parte del receptor. Pero también hay otros formatos como: XML del que hay 2 modalidades; UBL (internacional) y el FacturaE (español). Este último es el empleado por la administración pública y obligatoria desde el 2015.
- Agilidad de pagos. Al procesarse la factura mucho más rápido que la factura tradicional y al ofrecer datos considerablemente más precisos al suprimirse los errores “humanos” o por lo menos reducirse.
