La gestión diaria de una Comunidad de Propietarios, genera un volumen considerable de papeles: Facturas, cartas, presupuestos, convocatorias a Junta, contratos con proveedores, partes de trabajo, etc…
El tiempo va pasando y los documentos van creciendo. Por ello es conveniente revisarlos y destruir, si lo vemos conveniente aquellos que no sean de utilidad. Pero ATENCIÓN. Hay documentos relativos a la gestión de la comunidad de propietarios que la comunidad o el administrador de la misma, debe conservar durante un periodo de tiempo establecido por Ley.
La duración de conservación de la documentación de la Comunidad de Propietarios dependerá del tipo de documento, esto es:
- Los documentos de afiliación, altas y bajas del personal de la Comunidad de Propietarios, los cuales deben conservarse durante cuatro años.
¿Por qué?
La Seguridad Social exige unos plazos concretos, y es por ello que se considerará una infracción no conservar los documentos que acreditan el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones de datos, o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido; los documentos justificativos de la inscripción del empresario; el documento de asociación para la protección de las contingencias profesionales y, en su caso, de la opción por la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal; el documento de afiliación; los partes de alta y baja, y las comunicaciones de variaciones de datos,
Asimismo, habrá de conservarse durante igual plazo, durante 4 años , so pena de igual infracción, copia de los documentos de cotización, debidamente diligenciada por la oficina recaudadora, salvo que transmita dicha documentación por medios informáticos, en cuyo caso se conserva sólo el boletín de cotización. También se deben conservar recibos justificativos del pago de salarios o nóminas del personal contratado por la comunidad de propietarios. Esto es, los recibos de salario expedidos. se deben archivar y conservar junto con los boletines de la cotización de la Seguridad Social (así se desprende del art.21 Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).
- Convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y todos los documentos relacionados con la Junta de Propietarios se deben de conservar durante cinco años.
¿Por qué?
Así lo dispone el artículo 19.4 de la Ley de Propiedad Horizontal, la cual habla de la obligación legal de conservar esta documentación durante cinco años y quién debe conservarla.
Artículo 19.4 “El Secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo, deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones”
- Documentos relativos a obligaciones contractuales, facturas acreditativas y contratos se deben conservar durante quince años.
¿Por qué?
El plazo de prescripción de las responsabilidades contractuales de carácter general es de 15 años según el artículo 1964 del Código Civil.
- Los documentos legales, judiciales, notariales o registrales tales como el libro de actas de la comunidad de propietarios, los estatutos, las sentencias judiciales…Todo ello debe conservarse indefinidamente.
¿Por qué?
La Ley de Propiedad Horizontal no especifica cuántos años han de guardarse las actas de la comunidad pero al no ser documentos independientes como las cuentas, sino que forman parte del Libro de Actas, tienen validez permanente, y por ello han de conservarse indefinidamente, junto con la División Horizontal y otros documentos legales como el CIF de la comunidad.
